退職の挨拶メールはいつ送る？有給消化に入る前の最終出社日に送る例文と宛先

• 退職の挨拶メールは、いつ送るのが正解？
• 有給消化に入る。送るのは退職日？それとも最後に出社する日？
• 部署に一斉送信でいい？上司には別に送るべき？
• 他部署の人やお世話になった人まで、どこまで送ればいい？
• 簡単な例文がほしい。最後の一言は何と書けばいい？
• 辞める理由は「一身上の都合」で足りる？転職先は書くもの？
• 私用のアドレスや電話番号を書いたほうがいい？
• 揉めて辞める相手にも、挨拶メールを送らないといけない？

上記のような悩みに答えます。

退職の挨拶メールは、辞めると決まったあとに社内へ出す最後の連絡で、書く中身よりも「いつ・誰に送るか」で迷う人が多い手続きです。検索で上位に出るのは転職サイトやメール配信ツールの会社の記事で、社内向け・社外向けの例文集が中心になっています。そうした例文の多くは「退職日＝最後に出社する日」を前提にしていて、有給消化に入るために最後の出社日と退職日が離れる人が、どちらの日に送ればいいかにはほとんど触れていません。円満とはいえない辞め方をする人が、そもそも送るべきかどうかも置き去りです。そこで、送る日・宛先・本文の型という基本を押さえたうえで、有給消化に入る人の送る日、宛先ごとの書き分け、送らない選択をするときの判断の軸まで、労働局の説明も確かめながら整理しました。

2026年10月時点の制度で確かめています

退職の挨拶メールは最終出社日に送る

退職の挨拶メールを送る日は、退職日ではなく、最後に出社する日です。有給消化に入る人は、消化に入る前の最後の出社日に送ります。退職日は在籍が終わる日、最終出社日は職場で働く最後の日で、有給をまとめて消化する人はこの二つが離れます。

最終出社日に送るのは、その日を過ぎると送る手段そのものが無くなることがあるからです。有給消化に入ると、会社によってはパソコンを返却し、社内メールやチャットのアカウントが止まることがあります。籍は残っていても、会社のアドレスから送れない、届いた返信も読めない、という状態になる場合があります。退職日まで社員であることは変わらず、たとえば健康保険の資格を失うのも退職日の翌日です。それでも、挨拶を受け取る側から見れば、あなたが職場を離れるのは最終出社日で、その日に「お世話になりました」と届くのがいちばん自然です。

出典：健康保険法（e-Gov法令検索）

有給消化そのものについては、和歌山労働局が事業主向けに、年次有給休暇は労働者の権利であり、退職間際の年休の申請を拒むことはできない、引継ぎが必要なら退職日を遅らせてもらうなど話し合う、と説明しています。挨拶メールの日付を考えるときは、この「消化に入る前に引継ぎを終える」流れの最後に、挨拶を置くと考えると分かりやすくなります。

出典：和歌山労働局「事業主の方へ（年次有給休暇）」

最終出社日に送る

• 職場で働く最後の日
• 会社のアドレスやチャットがまだ使える
• 返信を読んで返せる
• 受け取る側にも「今日で最後」が伝わる

退職日に送る

• 在籍が終わる日
• 有給消化中は使えないことがある
• 届いた返信を読めないことがある
• 「今日で最後」が相手に伝わるのが遅れることがある

時間帯は、最終出社日の終業前、片付けと引継ぎが終わったあとが目安です。朝いちばんに送ると、その日一日、返信や声かけが続いて仕事が進みにくくなることがあります。反対に退社の直前だと、返信を読む時間が残りません。午後の早い時間に、ひと区切りついたところで送ると、返信にもその日のうちに目を通せます。

たとえば、月末を退職日にして、その前に残りの有給をまとめて消化する人は、消化に入る前の最後の出社日が送る日です。退職日の当日に家から会社のアドレスで送ろうとしても、アカウントが止まっていれば送れません。一方、有給をほとんど使わずに退職日まで出社する人は、退職日と最終出社日が同じ日なので、迷う必要はありません。退職日と有給の日数から最終出社日を出す計算は 有給消化で退職日を決める の記事でまとめています。

最初にやることは、上司と決めた退職日とは別に、最後に出社する日を手帳に書いておくことです。挨拶メールの下書きも、返却物の準備も、その日から逆に並べれば決まります。

挨拶メールを送る相手の分け方

退職の挨拶メールは、個別に送る相手と、一斉に送る相手を分けます。直属の上司と、特にお世話になった人には個別に。同じ部署やよく関わった人たちには、部署への一斉メールで足ります。

分けるのは、相手によって受け取りたい中身が違うからです。部署のメンバーが知りたいのは「いつまでいるか」「仕事は誰に聞けばいいか」で、短い連絡で十分です。上司やお世話になった人には、その人とのやりとりを踏まえたひと言があると、同じ感謝でも伝わり方が変わります。全員を同じ一斉メールにまとめると上司が部下と同列に扱われ、全員に個別メールを書くと、最終出社日の作業が終わらなくなります。

相手	送り方	中身の重さ
直属の上司	個別。一斉メールより先に	感謝と、具体的にお世話になったこと
特にお世話になった人（前の上司・教えてくれた先輩）	個別	短くても、その人とのエピソードをひと言
同じ部署・チーム	一斉メール	最終出社日・感謝・引継ぎ先
他部署でよく関わった人	一斉メールか、短い個別	関わった仕事と引継ぎ先
ほとんど関わりのない人	送らなくてよい	―

一斉メールで送るときは、宛先を部署のメーリングリストにするか、個人のアドレスを並べるなら宛先欄の使い方を社内の慣習に合わせます。宛先の並べ方は会社の慣習によって違うので、他部署の人まで含めて大人数に送るときは、全員に返信される形にならないか、先に確かめておきます。迷ったら、同じ部署の先輩に「みんなどうしていたか」を聞くのが早い方法です。

たとえば、同じ課の十数人と、仕事で何度も助けてもらった他部署の担当者がいる人なら、課へは一斉メール、他部署の担当者には短い個別メール、上司には最初に個別メール、という分け方になります。逆に、部署が小さく上司との距離も近い職場なら、上司には朝のうちに口頭で挨拶し、メールは部署への一斉送信だけで終えても不自然ではありません。

全員に個別メールを書かなくていい場合もあります。上司に口頭で挨拶が済んでいて、ほかに個別に感謝を伝えたい人がいないなら、部署への一斉メールと、上司への短い個別メールだけで足ります。送る相手の範囲に正解はないので、「この人に何も言わずに辞めたら、あとで気まずいか」を目安に、名前を書き出してみてください。

部署への退職挨拶メールの型

部署への一斉メールは、件名・冒頭・最終出社日・感謝・引継ぎ先・結び、の順に並べれば形になります。長さは、スマホの画面で一回スクロールすれば読み終わる程度が目安です。

部署のメンバーは、その日も自分の仕事をしながらメールを開きます。読んですぐ「今日で最後なんだ」「この件はあの人に聞けばいい」と分かることが、受け取る側にとっての一番の親切です。思い出話を長く書くと、読まれずに閉じられるか、返信に困らせることになります。気持ちを込めたい相手には、別に個別メールを送るほうが伝わります。

• 件名：「退職のご挨拶（氏名）」のように、開く前に中身と差出人が分かる形
• 冒頭：部署名と氏名。「本日が最終出社日です」と最初に書く
• 退職日：有給消化に入る人は、退職日がいつかを一文で添える
• 感謝：部署全体へのお礼を二〜三文。具体的な仕事を一つ入れると定型に見えない
• 引継ぎ先：担当していた業務と、引き継いだ人の名前
• 結び：皆さんの今後を祈るひと言と、氏名

この型で書いた例を一つ載せます。言い回しはそのまま使わず、自分の仕事と言葉に置き換えてください。

件名：退職のご挨拶（営業二課　山田）

営業二課の皆さま

山田です。本日が最終出社日となりました。明日から有給休暇をいただき、◯月◯日付で退職します。

入社してから、見積の作り方も、お客様との電話の受け方も、この課で一から教わりました。忙しい時期に何度も手を止めて質問に付き合ってくださったこと、本当にありがたかったです。

担当していた◯◯社と◯◯社の案件は、鈴木さんに引き継いでいます。今後のご連絡は鈴木さんへお願いします。

直接ご挨拶できなかった方には、メールでのご連絡となり失礼いたします。皆さまのご活躍を心から願っています。ありがとうございました。

たとえば、有給消化に入らず退職日まで出社する人なら、冒頭の「明日から有給休暇をいただき」の一文は要りません。反対に、引継ぎ先が複数に分かれる人は、案件ごとに誰に聞けばいいかを箇条書きにしたほうが、受け取った側が迷いません。

最後の一言で悩む人は多いのですが、型の中で一番自由に書いていい場所が感謝の段落です。「お世話になりました」だけで終わらせず、その部署で覚えたことを一つ具体的に入れると、それが自分の最後の一言になります。

上司やお世話になった人への挨拶メール

直属の上司には、部署への一斉メールより先に、個別のメールを送ります。先に送るのは、上司が部下の挨拶を一斉メールで初めて知る形になるのを避けるためです。特にお世話になった人にも、同じ型で短く個別に送ります。

上司は、退職の申し出から引継ぎまで、ずっと関わってきた相手です。部署への挨拶と同じ文面を受け取ると、形式的に処理されたように感じる人もいます。個別メールでは、一斉メールでは書きにくい具体的なお礼と、引継ぎの最終状況を伝えます。上司とは口頭でも挨拶をすることが多いので、メールは「口頭で言い切れなかったことを残すもの」と考えると、何を書くかが決まります。

件名：退職のご挨拶（山田）

佐藤課長

本日で最終出社となります。退職の相談から引継ぎの段取りまで、時間を割いていただきありがとうございました。

最初の担当替えのときに、数字の見方を一から教えていただいたことは、次の職場でも役に立つと思っています。

引継ぎは、昨日お渡しした一覧のとおり鈴木さんに済ませています。残っている確認事項はありません。

直接のご挨拶と重なりますが、改めてお礼を申し上げます。ありがとうございました。

他部署の人や、前の上司・教えてくれた先輩への個別メールは、これよりさらに短くて構いません。「どの仕事で」「何に助けられたか」を一文ずつ書き、引継ぎ先がその人に関係するなら名前を添えれば十分です。

たとえば、上司との関係があまり良くなかった人でも、個別メールは送っておくほうが無難です。中身は感謝を一文、引継ぎの状況を一文、結びを一文の短いもので構いません。気持ちのこもらない長文より、事実だけの短い文のほうが、お互いに気まずさが残りません。反対に、上司にとても目をかけてもらった人は、個別メールを長くするより、最終出社日の前に時間をもらって直接お礼を言うほうが伝わります。

送る順番は、上司への個別メール、お世話になった人への個別メール、部署への一斉メール、の順です。一斉メールを先に送ってしまったときは、上司に口頭かメールで「先に一斉で失礼しました」とひと言添えれば、それで済みます。

理由・転職先・連絡先はどこまで書くか

辞める理由は、挨拶メールでは「一身上の都合」で足ります。転職先と私用の連絡先は、書くかどうかを自分で選んでよい項目で、書かなくても失礼にはなりません。

挨拶メールは社内の多くの人が読み、転送されることもある連絡です。辞める理由を詳しく書くと、読む人によって受け取り方が変わり、本意でない噂が広がることがあります。転職先も同じで、同業他社に移る場合は、書いたことが社内でどう受け止められるか自分では決められません。会社によっては就業規則や誓約書で、退職後の行動に約束ごとがある場合もあります。そうした約束がどこまで及ぶかの判断はこの記事ではしませんが、気になる人は、入社時や退職時に署名した書類を読み返してから決めてください。

• 辞める理由：「一身上の都合」で足りる。前向きな言い方をしたいなら「新しい分野に挑戦するため」程度にとどめる
• 転職先：書かないのが無難。親しい人には口頭や個別に伝えればよい
• 私用のメールアドレス：今後も付き合いたい人がいるなら書いてよい。一斉メールより個別メールに書くほうが、広がりすぎない
• 私用の電話番号やSNS：一斉メールには書かない。教えたい人にだけ直接伝える

たとえば、同じ業界の会社に移る人は、一斉メールには転職先を書かず、「今後も業界のどこかでお会いできれば」程度の結びにしておくと角が立ちません。家庭の事情や体調で辞める人も、理由は「一身上の都合」とし、詳しい事情は話したい相手にだけ口頭で伝えれば十分です。転職先がまだ決まっていない人も同じで、「次のことはこれから考えます」と書く必要はありません。

迷ったときの軸は、「このメールが社内の誰に転送されても困らないか」です。困る情報は一斉メールから外し、伝えたい相手には個別に伝える。これだけで、書くか書かないかの判断はほとんど片づきます。

退職の挨拶メールで間違えやすいところ

送る前には、宛先・日付・引継ぎ先・送ったあとの予定の四つを確かめます。挨拶メールは送り直しがききにくく、間違いがあると最後の印象がそこで決まってしまいます。

挨拶メールの失敗は、文面よりも事務的なところで起きます。退職日の書き間違い、引継ぎ先の名前の誤り、送るつもりのなかった相手が宛先に入っている、といったものです。最終出社日は片付けや返却で慌ただしく、見直す時間が取りにくいので、前日までに下書きを作り、当日は確認して送るだけにしておくと安心です。

1. 1宛先個別と一斉が分かれているか。送らない人が入っていないか
2. 2日付最終出社日と退職日を取り違えていないか
3. 3引継ぎ先名前と担当が合っているか。本人に了承を取ったか
4. 4送ったあとの予定出社する日が残っていないか。返却と片付けは済んだか

送ったあとにまだ出社する日が残っていると、「今日で最後です」と書いたのに翌日も席にいる、ということが起きます。最終出社日が途中で動いたときは、挨拶メールも送り直すのではなく、送る日をずらして対応します。引継ぎが終わっていないうちに送るのも避けたいところです。引継ぎ先を書いたのに、その人がまだ内容を知らないと、問い合わせがその人に集まって困らせてしまいます。

たとえば、最終出社日の翌日に、返却し忘れた備品を持って一度だけ会社に寄る予定がある人は、挨拶メールは最終出社日に送り、翌日は備品を渡して帰るだけにします。挨拶を二度に分けることはしません。一方、引継ぎが最終出社日に終わりそうにない人は、まず上司に相談して、引継ぎの終え方を決めてから送ります。

確認が終わったら、送信の前に自分宛てに一度送ってみると、改行の崩れや誤字に気づけます。下書きを作った日と送る日が違う人ほど、この一手間が効きます。

挨拶メールの返信にはどこまで返すか

挨拶メールへの返信には、全員に個別に返さなくてかまいません。返すなら、最終出社日のうちに、短く一通ずつ返します。退職したあとに返すことは考えなくて大丈夫です。

一斉メールに返信してくれる人は、多くの場合「お疲れさまでした」「元気でね」と伝えたいだけで、さらに返事を求めているわけではありません。それでも、個別に長いメッセージをくれた人や、お世話になった人からの返信には、ひと言返したほうが気持ちよく終われます。ここでも最終出社日に送る理由が効いてきます。退職日に送っていたら、返信を読めないまま会社のアドレスが止まることがあるからです。

返す文面は、「メッセージありがとうございます。◯◯さんに教わった◯◯は次でも生かします。お元気で」程度の短さで十分です。挨拶メールへの返信に、また長い返信を重ねると、相手もさらに返さなければと感じてしまいます。

たとえば、退社の直前に返信がいくつも届いて返しきれなかったときは、無理に全員へ返そうとせず、特にお世話になった人にだけ返します。私用のアドレスを伝えている相手なら、後日そちらから一言お礼を送ってもかまいません。会社のアドレスが使えなくなったあとで、会社のアドレスに返信が届いても、読めなかったことを気に病む必要はありません。

返信の扱いで迷ったら、「この人とは、辞めたあとも連絡を取りたいか」で決めます。取りたい人には一言返し、そうでない人には返さなくても失礼にはなりません。

揉めた・体調・即日退職なら送らなくてもいい

円満とはいえない辞め方をする人は、挨拶メールを送るかどうかを自分で選んでかまいません。送るなら、最終出社日と引継ぎ先だけを書いた、ごく短い文面にします。送らないと失礼、送らないのが正解、という決まりはありません。

挨拶メールは、職場ごとの慣習として行われているものです。退職の申し出や、引継ぎ・返却といった会社とのやりとりとは別のものです。だからこそ、送るかどうかは「送ったほうが自分が楽になるか」で決めてよいと考えます。

たとえば、人間関係で揉めて辞める人なら、関係が悪かった相手にまで感謝を書く必要はありません。仕事で関わった人が困らないよう、「本日で最終出社です。◯◯の件は鈴木さんに引き継いでいます」とだけ書いた一斉メールにする方法があります。揉めた経緯や本音は書きません。社内のメールは残ることがあり、転送されることもあるからです。人間関係で辞めるときの手順は 人間関係で仕事を辞めたい の記事で整理しています。

体調を崩して辞める人や、最終出社日を迎えずに休職のまま退職する人は、挨拶メールを送らなくても構いません。どうしても伝えたい相手がいるなら、上司を通じて「よろしくお伝えください」と頼むか、体調が落ち着いてから私用の連絡先で個別に伝える方法もあります。無理にパソコンを開いて文面を考えることより、体を休めることのほうが先です。

突然の退職で最終出社日が無いまま辞める人も、送れる手段が無ければ送らないことになります。業務の引継ぎについては上司や人事に必要なことを伝え、挨拶は気持ちが落ち着いてから、伝えたい人にだけ個別に送れば十分です。

編集部の整理では、送るかどうかで迷うときの軸は、「仕事で関わった人が、自分がいなくなって困らないか」です。困る人がいるなら、引継ぎ先だけを書いた短いメールを送る。困る人がいなければ、送らない選択もあります。

次に読むもの

最終出社日をいつにするかは、退職日と残っている有給の日数で決まります。計算は 有給消化で退職日を決める の記事へ。まだ上司に退職を伝えていない人は、何日前に言えばいいかを 退職は何日前に言う？ の記事で確かめてください。退職の手続き全体は 退職の手続きと退職代行 の記事にまとめています。

よくある質問

送る前の確認だけ、もう一度

1. 送る日：退職日ではなく最終出社日。有給消化に入る人は消化前の最後の出社日。時間は終業前の、ひと区切りついたところ
2. 送る相手：上司とお世話になった人は個別、部署は一斉。関わりのない人には送らなくてよい
3. 部署への型：件名・冒頭（最終出社日）・感謝・引継ぎ先・結び。感謝に具体的な仕事を一つ
4. 上司への個別メール：一斉メールより先に。口頭で言い切れなかったお礼と引継ぎの状況
5. 書くかどうか：理由は「一身上の都合」で足りる。転職先と私用の連絡先は任意で、一斉メールには入れない
6. 送る前の確認：宛先・日付・引継ぎ先・送ったあとの予定
7. 返信：全員に返さなくてよい。返すなら最終出社日のうちに短く
8. 揉めた・体調・即日：送るかは自分で選ぶ。送るなら最終出社日と引継ぎ先だけの短い文面

挨拶メールで迷う人の多くは、文面より先に「いつ・誰に」で止まっています。最後に出社する日を決め、個別に送る人と一斉に送る人の名前を書き出してしまえば、本文は型に沿って埋めるだけです。きれいな文章を目指すより、受け取った人が「今日で最後なんだ」「この件はあの人に聞けばいい」と分かること。それだけ満たせば、挨拶メールは十分に役目を果たします。