退職をメールで伝えてもいい？対面でなくて済む条件と上司に送る例文

• 対面で「辞めます」と言える気がしない。メールで伝えたら失礼？
• メールで送っただけで、本当に辞めたことになるの？
• 上司に「会って話せ」と言われたら、従わないといけない？
• LINEやチャットで伝えるのは、さすがにまずい？
• 件名や書き出しはどうする？理由は「一身上の都合」でいい？
• 体調を崩して出社できない。このままメールで退職を伝えたい
• メールを送ったのに、上司から返事が来ない
• 結局、退職代行まで使うべきなのか、自分で済むのか分からない

上記のような悩みに答えます。

退職をメールで伝えるかどうかは、「失礼かどうか」というマナーの話と、「それで辞められるのか」という手続きの話が混ざりやすいところです。検索で上位に出るのは転職サイトの例文集が多く、「対面が基本」と前置きしたうえで、退職が決まった後の挨拶メールや欠勤の連絡の例文を並べるものが中心です。対面で言えない人がメールを選んだとき、それで足りる条件と足りなくなる条件、送ったあとに返事が来ない・呼び出された・書面を求められたときの動き方までは、なかなか書かれていません。そこで、メールで伝えてよいか、上司に送る報告メールの書き方と例文という基本を押さえたうえで、メールで済む条件の線引き、体調不良で出社できないときの組み立て、送ったあとの対応まで、民法の条文と厚生労働省・山形県の資料で確かめながら整理しました。

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退職はメールで伝えてもいい？

退職をメールで伝えることはできます。法律には、退職の申し入れを口頭や書面に限る定めが見当たりません。期間の定めのない雇用なら、申し入れの日から2週間で雇用は終わります。

民法627条1項は、こう書いています。

当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。

民法627条（e-Gov法令検索）

条文が決めているのは、申し入れができることと、申し入れの日から2週間で終わることだけで、どんな方法で申し入れるかは書いていません。山形県の労働情報サイトも、労働基準法には退職に関する明確な定義はないとしたうえで、雇用期間に定めのない人は「口頭や文書で申し出る」ことで退職できると説明しています。正社員だけでなく、パート・アルバイトでも、契約に期間の定めがなければ同じ考え方です。

出典：山形県「WEB労働やまがた」退職の定義、手続き、トラブル回避について

一方で、厚生労働省の「確かめよう労働条件」は、退職届を提出するなどして申し入れれば原則として2週間で終わると説明し、確実に決まった日に辞めたいなら、退職の意思をはっきり書いた退職届を出すのが無難だとしています。メールが「法的に有効か」をはっきり述べた公的な説明は見つかっていません。言えるのは、方式を限る決まりは見当たらず、公的な説明は退職届を勧めている、というところまでです。

出典：厚生労働省「確かめよう労働条件」退職、解雇、雇止めなど

伝え方	伝わった記録	向いている場面
口頭	残らない	上司と普通に話せる
メール	送信の記録が残る	対面だと言葉が出ない・上司がつかまらない
チャット（社内ツール）	残るが流れやすい	会社がふだんの連絡に使っている
退職届（書面）	控えが手元に残る	会社が書面を求めた・確実にしたい

たとえば、上司と顔を合わせると言葉が出なくなる人なら、メールで退職の意思と退職日を伝え、後日、会社の求めに合わせて退職届を出す、という組み立てで足ります。反対に、上司と普通に話せる人は、口頭で伝えてから同じ内容をメールで送っておけば、伝えた日の記録が残ります。

失礼かどうかで迷うなら、「メールで伝える理由を一言添えるか」で、受け取る側の印象は変わりえます。手続きとしてはメールでも伝えられること、確実にするなら退職届も出すこと、この2つを分けて考えておけば、送るかどうかを決めやすくなります。

メールで済む条件、済まない条件

メールで済みやすいのは、直属の上司に確実に届く連絡手段があり、送った記録が残り、退職日をはっきり書けるときです。どれかが欠けると、メールだけでは話が止まりやすくなります。

メールで伝えたことが問題になるのは、「届いたかどうか」と「何を伝えたか」があいまいになるときが多いと考えられます。民法97条は、意思表示はその通知が相手に到達した時から効力を生じると定めています。届いたことをあとから確かめられないメールや、退職日の書いていないメールは、相談なのか申し入れなのかがはっきりしません。

意思表示は、その通知が相手方に到達した時からその効力を生ずる。

民法97条（e-Gov法令検索）

• 済みやすい：上司の業務用アドレスを知っている／送信済みの記録を残せる／退職日を決めている／退職日や有給で揉めていない
• 済まなくなりやすい：就業規則が退職届の提出を求めている／上司の連絡先が分からない・届かない／返事がなく話が進まない／引き止めで退職日が決まらない

就業規則に「退職届を提出する」と書いてあるなら、メールで意思を伝えたうえで、退職届も出すのが話の早い道です。メールを先に送って伝えた日を残し、退職届で退職日を書面にする、という二段構えにすれば、会社がどちらの形を求めてきても困りません。退職届の書き方は 退職届の書き方 にまとめています。

たとえば、上司に送ったメールに「確認しました。退職届を出してください」と返ってきた人は、メールで済んだ段階から書面の段階に進んだだけで、問題が起きたわけではありません。一方、送ってから何日たっても返事がなく、出社しても話題にされない人は、メールだけでは足りなくなりかけています。下の「送ったあとに起きること」を見て、次の一手を選んでください。

迷ったときの軸は、「上司に届いた記録が残るか」と「退職日を書けるか」の2つです。この2つがそろうならメールで伝え、どちらかが欠けるなら書面か別の手段を組み合わせます。伝える手段そのものの選び方は 言い出せないときの伝え方 で整理しています。

上司に送る退職メールの書き方

退職のメールは、直属の上司に1対1で、件名で用件が分かるように送り、本文には退職の意思・退職日・理由の一言・今後の相談の4つを入れます。長い説明や不満は書きません。

意思表示のメールは、あとで読み返されたときに「何を、いつ、誰に伝えたか」が分かることがいちばん大事です。挨拶や気持ちの説明を厚くすると、肝心の退職日が埋もれ、相談のメールとして読まれやすくなります。

• 宛先：直属の上司だけにする。人事や同僚に一斉に送らない（決まる前に広がると話がこじれやすい）
• 件名：「退職のご相談」より「退職のご報告とお願い（氏名）」のように、退職を伝えるメールだと分かる言葉にする
• 本文：退職の意思／希望する退職日／理由は「一身上の都合」程度／引き継ぎや有給の相談をしたいこと
• 送る時間：上司が読む時間帯（始業前後など）に送り、送信済みの記録を消さない

理由は「一身上の都合」で足ります。人間関係や待遇の不満を書くと、その点をめぐって話し合いが始まり、退職日の話が後回しになりがちです。転職先の名前も書く必要はありません。

たとえば、上司が別の拠点にいて、ふだんからメールでやりとりしている人なら、件名と本文がこの形になっていれば、それだけで用件は伝わります。上司とふだんチャットでしかやりとりしていない人は、チャットで「メールをお送りしました」と一言添えて、本文はメールで送ると記録が整理しやすくなります。

送る前に、雇用契約書（労働条件通知書）の「契約期間」の欄で、自分に期間の定めがあるかを確かめておきます。期間の定めがない人は申し入れから2週間、期間の定めがある人は別の条文の話になります。何日前に伝えるかの詳しい話は 退職は何日前に言う？ にあります。退職が決まったあとの挨拶メールは別のもので、社内向けの退職の挨拶メール で書き方を見られます。

退職を伝えるメールの例文

退職の意思をはっきり伝えるメールは、件名・宛名・意思・退職日・お願い・署名の順で組むと迷いません。下の例文は、[ ] の部分を自分の状況に差し替えて使ってください。

件名：退職のご報告とご相談（[氏名]）

[上司の名前]さん

お疲れさまです。[部署名]の[氏名]です。

突然のご連絡で申し訳ありません。本来は直接お伝えすべきところ、落ち着いてお話しできる自信がなく、まずメールでお伝えすることにしました。

一身上の都合により、[退職日]をもって退職いたします。そのご連絡としてメールをお送りしました。

在籍中にお世話になったことに感謝しております。担当している業務の引き継ぎと、残っている有給休暇の扱いについて、ご相談の時間をいただけますでしょうか。退職届が必要でしたら、ご指示の形式で提出いたします。

お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認をお願いいたします。

[氏名][部署名][連絡先]

この例文で大事なのは、退職の意思と退職日の2か所です。「させていただきたく」のように願い出る形だと、厚生労働省の言う退職願（会社の承諾が要る合意退職の申し込み）と読まれる余地があるので、確実にしたいときは退職届を出す、という使い分けになります。「退職を考えています」「ご相談したいことがあります」だけだと、決めたことではなく相談として受け取られ、引き止めの話し合いが続くだけになりがちです。メールで伝える理由を一言添えているのは、失礼に受け取られにくくするためで、言い訳を長く書く必要はありません。

退職日をまだ決めきれていない人は、先に退職日を決めてから送ります。申し入れの日から2週間は、期間の定めのない雇用で雇用が終わるまでの期間なので、退職日はそれより後で、引き継ぎや有給の消化が収まる日を選ぶと、話し合いが進みやすくなります。有給と退職日の組み方は 有給消化と退職日 で詳しく見られます。

たとえば、引き継ぐ相手がすでに決まっている人なら、例文の「ご相談の時間を」の前に「引き継ぎの内容は一覧にしてお渡しします」と一文足すと、上司の返事が早くなります。退職願と退職届のどちらを出すかで、撤回の扱いが変わる点は 退職願と退職届の違い にまとめています。

面談の時間だけをもらうメール

対面で話す気持ちはあるけれど、切り出すきっかけがつかめない人は、退職そのものを書かずに、面談の時間だけをもらうメールを送る方法もあります。この場合、メールは退職の申し入れではなく、話す場をつくるための連絡です。

面談の約束だけのメールと、退職の意思を伝えるメールは、役割がまったく違います。前者は、面談の約束だけでは退職を伝えたことにならないので、退職を伝えた日を自分で記録しておきます。後者は、メールそのもので退職を伝えています。2週間は申し入れの日から数えます（民法627条1項）。意思表示は相手に到達した時から効力を生ずる（民法97条）とされ、メールがいつ届いたことになるかは条文に書かれていないので、送った日時と相手の返事の記録を残しておきます。どちらを送ったのかを自分で分かっていないと、「いつ伝えたのか」があとからあいまいになります。

面談の時間をもらうメール

• 退職とは書かない
• 面談で伝えた日を記録に残す
• 対面で話せる人向け

退職の意思を伝えるメール

• 退職日を書く
• 送信の記録が残る
• 対面だと言葉が出ない人向け

面談の時間をもらうメールの例は、次のとおりです。

件名：ご相談のお時間をいただけないでしょうか（[氏名]）

[上司の名前]さん

お疲れさまです。[氏名]です。

今後の働き方について、直接ご相談したいことがあります。[候補の日時]のあたりで、30分ほどお時間をいただけないでしょうか。ほかの方のいない場所でお話しできるとありがたいです。

[氏名]

面談の場では、最初の一言で「一身上の都合により、[退職日]付で退職いたします」と伝えます。そのあと、その日のうちに「本日お伝えしたとおり、[退職日]付で退職いたします」とメールを送っておくと、伝えた日が記録に残ります。

たとえば、面談の約束はできたものの、当日になって上司から「最近どう？」と雑談で始められて言い出せなかった人は、その日のうちに退職の意思を伝えるメールに切り替えて構いません。面談の約束をしたからといって、対面で言わなければならない決まりはありません。

体調不良で出社できないときの伝え方

体調を崩して出社できないときは、「欠勤の連絡」と「退職の意思」を分けて伝えます。退職のメールでは、退職日と、残っている有給休暇をどう使いたいかを書きます。

期間の定めのない雇用では、申し入れの日から2週間で終わるのが原則です（民法627条1項）。民法628条は、雇用の期間を定めた場合にやむを得ない事由があるときは直ちに契約の解除ができると定めていますが、これは期間の定めがある契約の話です。期間の定めのない雇用は、体調不良であっても、申し入れの日から2週間で終わるという627条1項の枠で考えます。その2週間を、欠勤の連絡と有給休暇でどう埋めるかを組み立てるのが現実的です。

出典：民法628条（e-Gov法令検索）

1. 1欠勤の連絡今日・明日休むことを、ふだんの手順で伝える
2. 2退職のメール退職の意思と退職日を、別のメールで送る
3. 3有給の相談残っている日数を確かめ、退職日までに使いたいと伝える
4. 4書類のやりとり退職届や返却物は郵送でよいかを聞く

体調不良のときの退職メールの例は、次のとおりです。

件名：退職のご報告（[氏名]）

[上司の名前]さん

[氏名]です。体調不良でお休みをいただいており、ご迷惑をおかけしています。

体調の回復に時間がかかりそうなため、一身上の都合により、[退職日]をもって退職いたします。メールでのご連絡となり、申し訳ありません。

退職日までの期間は、残っている有給休暇を使わせていただけないでしょうか。引き継ぎについては、メールでお送りできる範囲で資料をまとめます。退職届や貸与品の返却は、郵送でもよろしいでしょうか。

[氏名][連絡先]

診断書が要るかどうかは、この記事の一次情報では確かめられていません。欠勤や病気休暇の扱いは会社ごとに就業規則で決まっていることが多いので、就業規則の欠勤・休暇の項目を読み、会社から求められたら、かかっている医療機関に相談して出してもらうかを決めます。

たとえば、契約社員など期間の定めがある契約の人は、628条の「やむを得ない事由」に当たるかの話になり、事情の中身で変わります。条文は、その事由が自分の過失で生じたものなら、相手方への損害賠償の責任を負うことがある、とも定めています。雇用契約書の契約期間の欄と、体調の経過を時系列で書いたメモを持って、労働の相談窓口に聞くと話が早く進みます。期間の途中で辞める場合の注意は、厚生労働省の資料でも、やむを得ない事由なく辞めて会社に損害を与えたときは賠償の責任が生じる「リスク」がある、という書き方になっています。

送ったあとに起きることと返し方

メールを送ったあとに起きるのは、たいてい「了承の返事が来る」「会って話そうと言われる」「書面を求められる」「返事がない」のどれかです。どれが来ても、伝えた日と退職日の記録を残しながら進めます。

送ったあとが大事なのは、メールが届いたことと、その中身を、あとから確かめられる形で残すためです。民法97条が言っているのは「到達した時から」効力を生じるというところまでで、メールが何時に届いたことになるのかといった細かい扱いは条文に書かれていません。だからこそ、送信済みの記録と、相手からの返事をそのまま残しておくことが、自分を守る材料になります。

• 了承の返事が来た：「ありがとうございます」と返し、引き継ぎと有給の相談の日を決める
• 「会って話そう」と言われた：会える状況なら応じ、退職日は変えずに伝える。会うのがつらいなら、メールで続けたい理由を一言添えて返す
• 退職届を求められた：会社の形式に合わせて退職届を出し、控え（写し）を手元に残す
• 返事がない：数日待っても反応がなければ、同じ内容を再送し、必要なら人事にも同じ内容を送る

「会って話せ」と言われても、退職の申し入れそのものは会社の同意を条件にしていません。会うかどうかは話を進める方法の問題で、会わなければ辞められないという決まりはありません。とはいえ、引き継ぎや有給の話はどこかで必要になるので、電話やオンラインなら話せる人は、その形を自分から提案すると話が前に進みます。

送ってしまってから「やっぱり取り消したい」と思ったときは、厚生労働省の資料が参考になります。退職願（合意退職の申し込み）は会社が承諾するまでは撤回できるとされる一方、任意退職の申し入れをした後や会社が承諾した後に撤回したいなら、会社の同意が必要になる、と説明しています。退職の意思表示は簡単には撤回できないので、送る前に退職日まで決めておくことが大切です。

たとえば、送ってから何日たっても返事がなく、出社しても何も言われない人は、同じ内容を件名に「再送」と付けて送り、上司の上の立場の人か人事にも同じ内容を送ります。それでも話が進まないときは、メールだけでは足りない段階に来ています。下の「メールで足りないときの選択肢」に進んでください。

使わなくていい場合

退職代行を使わずに、メールで自分で伝えて足りるのは、次のような人です。辞めるかどうかを決めるのは本人です。代行を使うかどうかと、期間の定めのない雇用の2週間（民法627条1項）の考え方は、別の話として分けて見てください。

• 直属の上司のメールアドレスを知っていて、届いた記録を残せる
• 退職日を自分で決めて、メールに書ける
• 返事が来る、または再送や人事への連絡で話が進む
• 退職日や有給の扱いで、会社と強く揉めていない

この条件がそろっているなら、上の例文を自分の言葉に直して送り、会社が求めれば退職届を出す、という流れで足ります。代行の料金を払わなくても、伝える役目はメールが果たしてくれます。

たとえば、上司と顔を合わせるのが気まずいだけで、メールには返事が来る人なら、メールと退職届の組み合わせで十分です。体調不良で出社できない人も、メールで連絡が取れていて、有給の相談に応じてもらえているなら、自分で進められます。

条件が崩れるのは、上司の連絡先が分からない、送っても返事がなく人事にも届かない、引き止めで退職日が決まらない、メールを書くこと自体ができないほど追い詰められている、といったときです。そうなったら、無理に自分だけで続けず、次の選択肢を見てください。

メールで足りないときの選択肢

メールで話が進まないときの選択肢は、書面（退職届）に切り替えるか、退職代行に連絡を任せるかです。どちらにするかは、自分で会社とやりとりを続けられるかどうかで決めます。

書面に切り替えるのは、会社とのやりとりはできるが、メールが無視されたり、受け取っていないと言われたりするときです。退職の意思をはっきり書いた退職届を出せば、厚生労働省が「無難」としている形になります。書き方は 退職届の書き方 で確かめられます。

退職代行を考えるのは、メールも書面も送れないほどつらい、送っても返事がないまま退職日が決まらない、引き止めが強くて自分では話が進まない、といったときです。退職日や有給の話し合いまで頼めるかは、運営元によって変わるとされています。その違いは 労働組合が運営する退職代行 にまとめています。

たとえば、メールを2度送っても返事がなく、出社すると「辞めるなんて聞いていない」と言われる人は、まず退職届に切り替え、それでも受け取ってもらえないときに代行を考える、という順番が無理がありません。メールを開くのもつらい人は、最初から代行を選ぶのも、無理のない選び方です。

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よくある質問

数字だけ、もう一度

1. メールで伝えてよいか：申し入れの方式を限る定めは見当たらない。山形県は「口頭や文書で申し出る」と説明。厚生労働省は退職の意思をはっきり書いた退職届が無難としている
2. 何日で終わるか：期間の定めのない雇用は、申し入れの日から2週間で終わる（民法627条1項）。パート・アルバイトも契約に期間の定めがなければ同じ
3. いつ効くか：意思表示は相手に到達した時から効力を生じる（民法97条）。届いた時点の細かい扱いは条文にないので、送った記録を残す
4. 体調不良：民法628条は期間の定めがある契約の話。期間の定めのない雇用は2週間の枠で、欠勤の連絡と有給で組み立てる
5. 撤回：退職願は会社が承諾するまで撤回できるとされ、承諾後や任意退職の申し入れの後は会社の同意が要る（厚生労働省）

退職をメールで伝えるかどうかで迷ったときに決めるのは、失礼かどうかより、退職日を書いて、上司に届いた記録を残せるかどうかです。その2つがそろうならメールで送り、会社が求めれば退職届を出す。返事が来ない・話が進まないとなったら書面へ、それも難しければ代行へと、手段を一段ずつ切り替えていけば、対面で言えないことだけを理由に、手段が閉じるわけではありません。まずは退職日を決めて、件名と最初の一文だけ下書きしてみてください。